1 Fabricantes de Soluciones Sin Papel en 2024

¿Qué es una Solución sin Papel?

Las soluciones sin papel son sistemas que minimizan el uso de papel y gestionan la información electrónicamente.

Estos sistemas permiten a las empresas reducir los costes y el impacto medioambiental del uso del papel y operar de forma más eficiente. Soluciones sin papel incluyen almacenamiento en la nube, software de gestión de documentos digitales y firma electrónica.

Soluciones sin papel también son adecuadas para el trabajo a distancia. Con los sistemas tradicionales basados en papel, los documentos en papel deben llevarse encima, lo que limita dónde y cuándo se puede trabajar. Sin embargo, con la introducción de Soluciones sin papel, los documentos pueden digitalizarse, lo que facilita el trabajo a distancia.

Este sistema será cada vez más importante para las empresas en el futuro, ya que ofrece diversas ventajas, como la reducción del impacto medioambiental, la mejora de la eficacia operativa y el fomento del trabajo a distancia.

Usos de las Soluciones sin Papel

Las soluciones sin papel sustituyen los formularios de pedidos, facturas, contratos y otros documentos que antes se intercambiaban y almacenaban en papel por archivos electrónicos.

1. Gestión de Documentos

Las empresas y organizaciones generan muchos documentos, cuyo almacenamiento y gestión llevan mucho tiempo y son costosos. Soluciones sin papel permiten gestionar los documentos principalmente en formato electrónico, lo que facilita el funcionamiento de la empresa.

2. Contratos

Soluciones sin papel permiten gestionar los contratos electrónicamente. Permite la gestión del historial de documentos y la firma mediante firmas electrónicas, lo que puede acelerar y agilizar las operaciones empresariales.

Principios de las Soluciones sin Papel

Soluciones sin papel es un sistema que parte de la base de que los documentos y formularios se crean en archivos electrónicos. En este sistema, la información de atributos como el título, el creador y la ruta del archivo se añade a los archivos electrónicos creados y se gestiona por separado en una base de datos. Los derechos de acceso también se gestionan en la base de datos para evitar fugas de información confidencial y accesos no autorizados.

Los documentos y formularios creados en papel en el pasado, así como los faxes recibidos de socios comerciales, pueden digitalizarse utilizando un escáner y gestionarse del mismo modo.

Características de las Soluciones sin Papel

Las soluciones sin papel facilitan la gestión de la información al manejar todos los documentos y formularios en formato electrónico. Las ventajas de implantar una solución en papel incluyen

• Mayor capacidad de búsqueda gracias a la creación de una base de datos, lo que ahorra tiempo y esfuerzo en la búsqueda de la información necesaria.
• Es más fácil compartir información con un gran número de personas y con lugares remotos, como los teletrabajadores, y ahora se dispone de herramientas como el almacenamiento en línea y las conferencias web.
• Puede vincularse a otros sistemas, como los de gestión empresarial y gestión de inventarios, y es fácil crear mecanismos de procesamiento automatizado para mejorar la eficacia operativa.
• Los soportes convencionales requieren papel y tinta para imprimir, franqueo y fax para comunicarse con lugares remotos, mano de obra y espacio de almacenamiento, pero estos costes pueden reducirse.
• Se reduce el riesgo de pérdida o robo de documentos y aumenta la seguridad gracias a la tecnología de cifrado y firma electrónica.

Además, para introducir y promover soluciones sin papel, es importante convertir los documentos en papel del pasado en datos electrónicos, vincularlos a los sistemas en papel existentes, como las máquinas de fax, y ocuparse de los sellos y firmas relacionados con las decisiones.